Automaattiset työnkulut Copilot Studiossa – tehokkuutta liiketoimintaan

Copilot Studio on Microsoftin kehittämä alusta, jolla voit luoda älykkäitä tekoälyavustajia. Tekoälyavusteiset ratkaisut muuttavat liiketoimintaprosesseja merkittävästi. Copilot Studio tarjoaa yrityksille mahdollisuuden hyödyntää tekoälyä jokapäiväisissä toiminnoissaan, ja yksi sen keskeisimmistä ominaisuuksista on automaattiset työnkulut (automated workflows). Mutta mitä nämä työnkulut oikein ovat ja miten niitä voidaan hyödyntää?

Mitä ovat automaattiset työnkulut?

Automatisoidut työnkulut ovat ennalta määriteltyjä, toistuvia prosesseja, jotka suoritetaan ilman manuaalista työtä. Ne koostuvat sarjasta toimenpiteitä ja sääntöjä, jotka ohjaavat tietyn tehtävän tai tapahtuman etenemistä. Käytännön esimerkkejä automatisoiduista työnkuluista:

• Kun asiakas täyttää yhteydenottolomakkeen, hänen tietonsa siirtyvät automaattisesti asiakashallintajärjestelmään.

• Asiakaspalvelubotti voi lähettää sähköpostivahvistuksen ilman ihmisen väliintuloa.

• Järjestelmä voi automatisoida sisäiset hyväksyntäprosessit, kuten ostolaskujen tarkastuksen.

Copilot Studiossa automatisoidut työnkulut voidaan toteuttaa low-code-työkalujen avulla, mikä tarkoittaa, ettei ohjelmointiosaamista tarvita.

Copilot Studio ja Power Automate – miten ne liittyvät toisiinsa?

Kun luot automaattisia työnkulkuja Copilot Studiossa, monet prosessit toteutetaan Power Automate -alustan kautta. Power Automate mahdollistaa monimutkaisempien työnkulkujen toteutuksen ja integraatiot eri järjestelmien välillä. On kuitenkin tärkeää huomata, että Power Automate on erillinen palvelu, jonka käyttö voi vaikuttaa Copilot Studion kokonaiskustannuksiin.

Power Automaten käyttö Copilot Studion yhteydessä on joustavaa, mutta siihen liittyy myös kustannusnäkökulma. Käyttö voi perustua käyttäjäkohtaisiin lisensseihin tai suoritettujen työnkulkujen määrään, ja suuret käyttövolyymit voivat kasvattaa kustannuksia merkittävästi. Siksi työnkulkujen suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon sekä toiminnalliset että taloudelliset näkökulmat.

Onko työnkulkujen luominen helppoa?

Microsoftin markkinointimateriaalit saattavat antaa vaikutelman, että Copilot Studion ja Power Automaten työnkulkujen rakentaminen on suoraviivaista ja vaivatonta. Ainakin agenttien luontia kuvataan materiaaleissa “helpoksi” ja “nopeaksi”. Todellisuudessa työnkulkujen kehittäminen vaatii teknistä ymmärrystä ja loogista ajattelua, vaikka varsinainen ohjelmointiosaaminen ei olisikaan välttämätöntä.

Vaikka käyttöliittymä tarjoaa drag-and-drop-komponentteja ja valmiita lohkoja, työnkulkujen onnistunut luominen edellyttää kykyä hahmottaa, miten tiedot liikkuvat järjestelmien välillä, millaisia ehtoja ja sääntöjä prosesseihin liittyy ja miten mahdolliset virhetilanteet hallitaan. Lisäksi käyttäjän on ymmärrettävä muuttujien hallintaa, ehdollista logiikkaa, datan muokkaamista ja järjestelmien välisiä integraatioita. Näin ollen ihan kuka tahansa organisaatiossa ei pysty toteuttamaan automaattisia työnkulkuja.

Työnkulun suunnittelu ei kuitenkaan ole pelkästään tekninen tehtävä. Ennen toteutusta on määriteltävä selkeästi, miksi työnkulku tarvitaan ja mitä sillä halutaan saavuttaa. Liiketoiminnallisten tarpeiden ja nykyprosessin ymmärtäminen on keskeistä, jotta automaatio todella tuo arvoa. Testaaminen ja jatkuva optimointi ovat myös välttämättömiä, jotta prosessi saadaan hiottua sujuvaksi ja tehokkaaksi.

Vaikka Copilot Studion ja Power Automaten työnkulut eivät vaadi ohjelmointia, ne eivät ole täysin yksinkertaisia ratkaisuja, jotka voisi rakentaa hetkessä ilman syvempää perehtymistä. Tekninen ymmärrys, looginen ajattelu ja järjestelmien peruskäsitteiden hallinta ovat olennaisia onnistuneen automaation kannalta.

Jos yrityksessä ei ole aiempaa kokemusta työnkulkujen rakentamisesta, voi olla järkevää ottaa mukaan asiantuntija, joka voi auttaa alkuun ja varmistaa, että automaatiosta saadaan kaikki hyöty irti.

Tarvitsetko apua Copilot Studioon liittyvissä kysymyksissä? Ota yhteyttä.