Kannattaako organisaation hankkia Copilot for Microsoft 365?

Työympäristöt kehittyvät jatkuvasti ja teknologian rooli kasvaa. On yhä tärkeämpää löytää ratkaisuja, jotka tehostavat työntekoa ja parantavat tuottavuutta. Monessa organisaatiossa pohditaan nyt, miten tekoälyn saisi osaksi jokapäiväisiä työtehtäviä.

Yksi tällainen ratkaisu on Copilot for Microsoft 365. Kyseessä on Microsoft 365 -ympäristössä toimiva työkalu, joka hyödyntää tekoälyä ja luonnollista kieltä. Copilot auttaa käyttäjiä tarjoten reaaliaikaista tukea eri sovelluksissa, kuten Wordissä, PowerPointissa, Excelissä ja Teamsissa. Voit ajatella Copilotia ikään kuin ChatGPT:nä, joka on liitetty suoraan käyttämiesi sovellusten sisälle.

Miksi Copilot on houkutteleva vaihtoehto?

Copilotin kustannus on noin 30 euroa per henkilö kuukaudessa. Summa saattaa aluksi tuntua merkittävältä investoinnilta (n. 360 e / vuosi / työntekijä). Copilot kuitenkin säästää keskimäärin 14–30 minuuttia aikaa päivässä per henkilö[1]. Tehokkaimmat käyttäjät säästivät 30 minuuttia päivässä, mikä vastaa 10 tuntia kuukaudessa, kun taas keskimääräinen käyttäjä säästi 14 minuuttia päivässä.

Vuodessa saatat säästää jopa 120 tuntia – mikä vastaa kolmea viikkoa! Ajattele, kuinka paljon järkevämmin voit käyttää tämän ajan liiketoiminnan kehittämiseen, innovointiin tai asiakaspalveluun.

Kenelle Copilot on erityisen hyödyllinen?

Erityisesti tietotyötä tekeville ihmisille Copilot tarjoaa merkittävää hyötyä. Jos organisaatiossasi käytetään runsaasti Microsoft 365 -työkaluja, kuten Teamsia tai SharePointia, Copilot voi helpottaa päivittäisiä tehtäviä ja parantaa tiimisi yhteistyötä. Kun tiimisi työskentelee projektin parissa ja tarvitsee tietoa aikaisemmista keskusteluista tai asiakirjoista, Copilot voi nopeasti kaivaa esiin tarvittavat tiedot, mikä vähentää aikaa, joka muuten kuluisi hakemiseen eri kansioista.

Panosta henkilökunnan kouluttamiseen

Pelkkä Copilotin käyttöönotto ei itsessään riitä, vaan työntekijöitä on opastettava sen käyttöön. Varmista, että tiimisi ymmärtää, miten Copilot voi tukea heidän päivittäistä työtään, ja tarjoa tarvittavat koulutusresurssit. Ilman riittävää koulutusta työntekijät eivät ehkä pysty hyödyntämään kaikkia Copilotin tarjoamia etuja, jolloin et saa Copilotista kaikkia sen hyötyjä.

Käytännön esimerkkejä Copilotin hyödyistä

Yksi pidetyimmistä ominaisuuksista on kokousten nauhoittaminen ja litterointi. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, jos työntekijä ei pääse osallistumaan kokoukseen paikan päällä. Kun kokous nauhoitetaan, Copilot voi myös luoda yhteenvedon keskusteluista, mikä varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet ovat ajan tasalla organisaation asioista, vaikka eivät olisikaan paikalla kokouksen aikana.

Toinen esimerkki on tiedon haku. Kuvittele, että tarvitset tietyn asiakirjan tai tietoa projektin aikaisemmasta vaiheesta, mutta tiedostot ovat hajallaan eri kansioissa. Sen sijaan, että käyttäisit aikaa tiedostojen etsimiseen, voit yksinkertaisesti kysyä Copilotilta: "Mistä löydän viimeisimmän projektiraportin?" Copilot hakee ja esittelee tiedot välittömästi, mikä parantaa tehokkuutta ja vähentää turhautumista.

On syytä mainita, että vaikka Copilot on erinomainen työkalu esimerkiksi tekstin tuottamiseen, sen käytössä Excelissä voi olla haasteita. Jos työsi painottuu erityisesti taulukkolaskentaan, Copilot ei ehkä ole paras vaihtoehto – ainakaan kirjoitushetkellä syksyllä 2024.

Voiko Copilot todella tuoda taloudellista hyötyä?

Vastaus kysymykseen riippuu täysin organisaation toimialasta ja siitä, millaista työtä teette. Jos organisaatiossasi on korkea tietotyön osuus ja käytätte aktiivisesti Microsoft 365 -työkaluja, Copilot voi olla erittäin kannattava investointi. Se ei pelkästään paranna työntekijöiden tuottavuutta, vaan myös lisää työtyytyväisyyttä, kun työn fokus pysyy olennaisessa.

Copilot for Microsoft 365 tarjoaa monia etuja, jotka voivat mullistaa työskentelytapoja. Kun mietit, tarvitseeko organisaatiosi Copilotia, harkitse sitä, kuinka paljon aikaa ja resursseja voitte säästää tehokkuuden ja tuottavuuden parantamisella. Monilla organisaatioilla on ollut myönteisiä kokemuksia Copilotin käytöstä.

Microsoftin selvityksen mukaan 11 minuutin ajansäästö päivässä oli se ratkaiseva raja, jolloin käyttäjät alkoivat nähdä tekoälyn arvon ja kokivat sen käytön mielekkäänä. Kysymys kuuluukin: säästäisikö Copilot päivästänne ainakin 11 minuuttia aikaa?

Microsoftin teettämässä selvityksessä arvioidaan, että Copilot for Microsoft 365:n ROI (sijoitetun pääoman tuottoprosentti) olisi välillä 112% to 457%, kun Copilotia käytetään kolmen vuoden ajan.[2]

[1] https://www.microsoft.com/en-us/worklab/ai-data-drop-the-11-by-11-tipping-point

[2] https://clouddamcdnprodep.azureedge.net/gdc/gdcjXrIkp/original