Mikä on Copilot for Microsoft 365 ja mitä sillä voi tehdä?

Mikäli olet hämmentynyt siitä, mitä copilot tarkoittaa, et ole yksin. Termiä käytetään laajasti eri yhteyksissä, ja se voi viitata monenlaisiin tekoälyavustajiin eri tuotteissa. Copilot voi tarkoittaa esimerkiksi entistä Bing Chatia (nykyään Microsoft Copilot) tai toimia kattoterminä eri aloilla käytettäville tekoälytyökaluille. Ei siis ihme, jos on epäselvää, mikä copilot oikein on.

Tekoälykontekstissa copilot kehittynyt on tekoälyavustaja, joka hyödyntää kehittyneitä luonnollisen kielen käsittelyn malleja (LLM). Näiden mallien avulla copilot voi analysoida käyttäjän syöttämää tekstiä tai koodia, ymmärtää sen merkityksen ja kontekstin sekä tarjota älykkäitä ehdotuksia ja täydennyksiä. Esimerkiksi kirjoitettaessa Word-dokumenttia, copilot voi ehdottaa sopivia sanoja tai lauseita tai auttaa korjaamaan virheitä. LLM:n läsnäolo copilotissa parantaa työkalun kykyä tarjota tarkkoja ja kontekstuaalisesti sopivia ehdotuksia, mikä tekee siitä tehokkaan avustajan kirjoittamisessa ja ohjelmoinnissa.

Nykyään markkinoilla on useita Copilot-nimisiä tuotteita, jotka on suunniteltu eri tarkoituksiin. Esimerkiksi GitHub Copilot on ohjelmistokehittäjille suunnattu työkalu, joka tarjoaa älykkäitä koodin täydennyksiä ja näin nopeuttaa kehitysprosessia. Copilot for Fabric taas auttaa käyttäjiä esimerkiksi datan hallinnassa, analysoinnissa ja raportoinnissa. Tutustutaan tässä tekstissä kuitenkin syvemmin Microsoftin 365 -tuotteisiin integroituun copilotiin, eli Copilot for Microsoft 365:een.

Copilot for Microsoft 365

Microsoft Copilot on avustaja, joka auttaa käyttäjiä Microsoft 365 -sovelluksissa, kuten Wordissa, Excelissä, PowerPointissa ja Teamsissa, parantamaan tuottavuutta ja tehostamaan työnkulkua. Ohjelma maksaa 360 dollaria (noin 330 euroa) käyttäjältä vuodessa, eli n. 30 e kuussa per käyttäjä. Kokeiluversiota ei ole saatavilla, eikä tilausta saa lyhyemmäksi ajaksi kuin vuodeksi kerrallaan. Tilauksen pystyy vuoden aikana vaihtamaan toisen tyyppiseen (Sales tai Service), mutta peruminen ei ole mahdollista.

Copilot Teamsissa

Microsoft Teamsissa Copilot tuo mukanaan merkittäviä ominaisuuksia, jotka helpottavat tiimityöskentelyä ja parantavat muistamista. Yksi tärkeimmistä ominaisuuksista on keskustelujen litterointi. Copilot voi litteroida Teams-keskustelut reaaliajassa, jolloin käyttäjät voivat helposti palata aiempiin keskusteluihin ja muistaa, mitä on puhuttu ja sovittu.

Lisäksi Copilot mahdollistaa kysymysten esittämisen ja erilaisten listojen laatimisen suoraan Teams-keskusteluista. Käyttäjät voivat pyytää Copilotilta esimerkiksi yhteenvedon tapaamisen aikana sovituista tehtävistä tai kysyä tarkennuksia aiempaan keskusteluun liittyen.

Tältä näyttää Copilot Teamsissa. Kuvakaappauksessa näkyvät Copilotin ehdottamat esimerkkipromptit ovat englanninkielisiä, mutta chat-kenttään voi kirjoittaa suomeksi, jolloin Copilot myös vastaa suomeksi. Voit esimerkiksi kysyä, milloin sinulla on seuraava tapaaminen henkilön X kanssa, jolloin Copilot etsii tiedon kalenteristasi.

Copilot Wordissa

Wordissa ei tarvitse enää potea ”tyhjän paperin” pelkoa, sillä voit pyytää Copilotia kirjoittamaan tekstin puolestasi. Voit joko itse kuvailla, minkälainen tekstin tulisi olla, tai ladata tiedoston, johon tekstin tulisi pohjautua. ”Inspiroi minua” -painikkeesta Copilot jatkaa tekstiä vapaamuotoisesti.

Nämä kirjoittamista helpottavat ominaisuudet toimivat erityisesti tekstin suunnittelussa ja luonnostelussa. Kun on jokin pohja valmiina, on helpompi muokata tekstistä valmis.

Copilot Excelissä

Excelissä Copilot vaikuttaa kaikkein hyödyttömimmältä ja hankalimmalta. Erilaisiin pyyntöihin Copilot vastaa usein seuraavasti:

En löytänyt taulukkoa tai tietoaluetta, joka vastaa kysymykseesi. Käsittelen tietoja vain taulukossa tai alueella, jossa on yksi otsikkorivi, jolla on eri sarakenimet, ei tyhjiä rivejä tai sarakkeita, yhdenmukainen tietojen muotoilu saraketta kohden eikä välisummia. Kokeile valita tiedot, jotka täyttävät ehdot tai jotka on muotoiltu taulukoksi (siirry valintanauhassa Lisää-kohtaan ja valitse sitten Taulukko).

Tietojen täytyy olla juuri tietyssä muodossa, jotta Copilot pystyy käsittelemään niitä. Copilotille antamassani tehtävässä tarkoituksena oli ryhmitellä tietoja yhdestä sarakkeesta eri sarakkeisiin, mutta tämä ei ollut näiden rajoitteiden vuoksi mahdollista.

Lisäksi tein yksinkertaisen kokeilun, jossa tein yhteen sarakkeeseen otsikkorivin, jonka alle listasin eri numeroita, ja pyysin Copilotia laskemaan nämä numerot yhteen. Virheilmoitus oli yhä sama. Kun tein tiedoista taulukon, Copilot suoriutui viimein tehtävästä. Copilotin käyttö tuntui kuitenkin turhauttavalta tarkkojen tiedon muodolle asetettujen kriteerien vuoksi.

Copilot PowerPointissa

PowerPointissa Copilot toimii luovana apurina, joka auttaa laatimaan ammattimaisia esityksiä nopeasti ja vaivattomasti. Yksi merkittävimmistä ominaisuuksista on esityksen sisällön automaattinen luominen. Voit syöttää Copilotille lyhyen kuvauksen siitä, mitä haluat esityksen sisältävän, ja Copilot luo sinulle valmiin esityksen, joka sisältää luonnokset dioista, tekstit ja jopa visuaaliset elementit. Tämä nopeuttaa esitysten laatimista ja antaa mahdollisuuden keskittyä enemmän sisällön hiomiseen kuin sen perusrakenteen luomiseen.

Esimerkissä pyysin PowerPointissa Copilotia luomaan esityksen aiheesta polkupyörät. 13 diaa sisältävä esitys oli valmis muutamassa kymmenessä sekunnissa – eikä sen sisällössä ole paljoa moitittavaa.

Copilot voi myös auttaa muokkaamaan ja parantamaan esitystä. Esimerkiksi, jos sinulla on valmis esitys, Copilot voi ehdottaa parempia tapoja esittää tiettyjä asioita, kuten lisätä graafisia elementtejä, muokata värimaailmaa tai tekstin asettelua. Lisäksi se voi auttaa tekstin tiivistämisessä ja esityksen kohdentamisessa tietylle yleisölle, mikä tekee siitä hyödyllisen työkalun niin kokeneille kuin aloitteleville esitysten laatijoille.