Copilot for Microsoft 365
Tässä osiossa käydään läpi joitakin tyypillisimpiä Copilotin käyttökohteita. Kuten aiemmin kävi ilmi, Copilot voi auttaa työntekijää monissa eri tehtävissä Microsoft 365 -ympäristössä. Tällaisia tehtäviä ovat erityisesti erilaisten sisältöjen luominen tai muokkaaminen.
Kävimme aikaisemmin läpi ChatGPT:n toimintaperiaatteen. Copilot for Microsoft 365 toimii samalla tavalla, eli sille kirjoitetaan prompteja chat-laatikon välityksellä. Hyvä prompti on mahdollisimman tarkka ja antaa tekoälylle kontekstin.
Kun organisaatioon on hankittu työntekijöille Copilot-lisenssit, tulee Copilot osaksi jokaista M365-paketin sovellusta. Tunnistat Copilotin tämän näköisestä kuvakkeesta:
Käydään vielä lopuksi läpi Copilotin käyttöä eri sovelluksissa.
Copilot PowerPointissa
PowerPointissa Copilot voi mullistaa esitysten valmistelun. Kuvittele, että olet valmistelemassa esitystä tärkeästä liiketoimintaideasta. Aloittaisit muuten tyhjistä dioista, mutta Copilotin ansiosta se voi ehdottaa esitykseen rakennetta, kuten avainkohtia ja dioja, jotka ovat relevantteja aiheesi kannalta. Se voi myös suositella visuaalisia elementtejä, kuten grafiikkaa ja kaavioita, jotka tukevat esityksen sisältöä.
Esimerkiksi, jos esittelet myyntilukuja, Copilot voi luoda automaattisesti kaavioita, jotka visualisoivat tiedot selkeästi ja informatiivisesti. Tämä ei vain säästä aikaa, vaan auttaa myös tekemään esityksestä visuaalisesti houkuttelevan ja helpommin ymmärrettävän yleisölle.
Tässä esimerkissä pyysimme Copilotia luomaan esityksen aiheesta kissat. Copilot loi tyhjästä kokonaisen esityksen vain muutamassa kymmenessä sekunnissa.
Copilot Teamsissa
Microsoft Teams -sovelluksessa Copilot voi muuttaa tiimityöskentelyn tehokkuutta merkittävästi. Esimerkiksi, kun tiimi kokoontuu keskustelemaan projektin edistymisestä, Copilot voi automaattisesti luoda kokousmuistiot, jotka sisältävät tärkeimmät keskustelun pointit, päätökset ja toimintakohteet. Tämä tarkoittaa, että tiimin jäsenet voivat keskittyä itse keskusteluun sen sijaan, että heidän tarvitsee tehdä muistiinpanoja. Toiminto on hyödyllinen myös siinä tapauksessa, jos työntekijä ei pääse osallistumaan kokoukseen – kokousmuistion avulla hän voi perehtyä käytyyn keskusteluun myöhemmin ja pysyy näin ajan tasalla.
Copilot Wordissa
Wordissa Copilot voi toimia kirjoittamisen tukena monella tavalla. Jos olet laatimassa raporttia tai blogikirjoitusta, Copilot voi ehdottaa lisäosia ja parannuksia, jotka tekevät tekstistä sujuvampaa ja informatiivisempaa. Se voi myös auttaa sinua löytämään sopivia lähteitä ja viittauksia, jotka tukevat kirjoitustasi.
Esimerkiksi, jos kirjoitat artikkelia ympäristönsuojelusta, Copilot voi ehdottaa tilastoja ja tutkimustuloksia, jotka ovat ajankohtaisia ja merkityksellisiä aiheesi kannalta. Se voi tarkistaa tekstisi oikeakielisyyden ja tyyliin liittyvät asiat, mikä varmistaa, että lopputulos on ammattimainen ja laadukas.
Jotta saavutetaan mahdollisimman hyvä lopputulos, Copilotille kannattaa hahmotella tekstin rakennetta. Kokeillaan esimerkkinä tällaista promptia:
“Kirjoita artikkeli ympäristönsuojelusta. Artikkelin tulee olla noin 800 sanaa pitkä ja jakautua selkeisiin osioihin, joissa käsitellään seuraavat aiheet:
Miksi ympäristönsuojelu on tärkeää: Kuvaile ilmastonmuutoksen ja luonnon monimuotoisuuden vähenemisen vaikutuksia sekä niiden merkitystä maapallolle.
Ympäristönsuojelun eri osa-alueet: Esittele muun muassa jätteiden vähentäminen, energiansäästö, kestävän kehityksen tavoitteet ja luonnonvarojen kestävä käyttö.
Mitä jokainen voi tehdä: Tarjoa konkreettisia esimerkkejä arjen ympäristöystävällisistä valinnoista, kuten kierrätyksestä, ekologisista kulutustottumuksista ja kestävistä liikkumistavoista.
Inspiroiva loppukaneetti: Päätä artikkeli innostavalla viestillä siitä, kuinka pienillä teoilla voi olla suuri vaikutus ja miten yhdessä voimme rakentaa kestävämpää tulevaisuutta.
Kirjoita selkeällä ja innostavalla sävyllä ja käytä tarvittaessa faktatietoa tukemaan väitteitä.”
Tämä tekniikka on toimiva erityisesti tekstien luonnosteluun ja tilanteisiin, kun tyhjä “paperi” ahdistaa. Ihmisen kannattaa kuitenkin muotoilla lopullinen teksti sujuvammaksi, sillä ainakin vielä Copilotin tuotokset ovat hieman tönkköjä ja niissä voi olla esimerkiksi outoja sanavalintoja. Myös sisällön paikkansapitävyys kannattaa tarkastaa muista lähteistä.
Vain muutamassa sekunnissa Copilot on luonut tekstin annetun promptin pohjalta.
Copilot Excelissä
Excelissä Copilot voi auttaa sinua käsittelemään ja analysoimaan tietoja tehokkaasti. Kuvittele, että sinulla on suuri taulukko myyntiluvuista eri kuukausilta. Copilot voi analysoida tietoja ja ehdottaa kaavioita, jotka visualisoivat myyntitrendejä, tai jopa tehdä ennusteita tulevista myynneistä aiempien tietojen perusteella.
Esimerkiksi, jos huomaat, että tietyn tuotteen myynti on laskenut, Copilot voi auttaa sinua löytämään syitä analysoimalla asiakastietoja tai markkinoinnin tuloksia. Tämä voi johtaa nopeampiin ja parempiin päätöksiin liiketoiminnassa, koska sinulla on pääsy syvällisiin analyyseihin ja ennusteisiin.
Copilotin ominaisuuksia Excelissä:
Pikainsightit datasta. Copilot osaa etsiä datastasi kaavoja ja poimintoja sekunneissa. Voit kysyä suoraan kysymyksiä tiedoistasi, ja Copilot vastaa ymmärrettävästi.
Kaavojen luominen automaattisesti
Copilot ehdottaa ja luo kaavoja tarpeen mukaan, kuten palvelusvuosien laskemisessa. Tämä tekee kaavojen käytöstä nopeampaa ja yksinkertaisempaa.Datan haku toiselta välilehdeltä
Jos tarvitset dataa toiselta Excel-sivulta, Copilot voi tuoda sen kätevästi näkyviin nykyiselle välilehdelle.Tärkeiden tietojen korostaminen
Copilot osaa värittää ja korostaa dataa, esimerkiksi merkitä päällekkäiset tiedot tai tunnistaa korkean suorituskyvyn rivit, jolloin huomiosi kohdistuu olennaiseen.
Copilot Outlookissa
Outlookissa Copilot voi muuttaa tapasi hallita sähköpostia ja aikatauluttaa tapaamisia. Kuvittele, että saat suuren määrän sähköposteja päivittäin, mutta sinulla ei ole aikaa lukea jokaista viestiä erikseen. Copilot voi auttaa sinua priorisoimaan sähköpostit ja ehdottaa, mihin viesteihin sinun tulisi vastata ensin.
Lisäksi se voi auttaa sinua aikatauluttamaan tapaamisia tehokkaammin. Jos haluat järjestää kokouksen tiimisi kanssa, Copilot voi tarkistaa kaikkien kalenterit ja ehdottaa aikoja, jolloin kaikki ovat saatavilla. Tämä säästää aikaa ja vaivannäköä, kun sinun ei tarvitse erikseen kysyä jokaisen saatavuutta.
Copilotin avulla voit myös hahmotella sähköposteja.
